新北市政府  函

發文日期：中華民國112年12月19日

發文字號：新北府工採字第1123213070號

主旨：機關辦理小額採購，請視個案特性及實際需要與廠商簽訂書面契約，妥擬服務水準要求，並應落實履約管理，以確保符合採購計畫目的及效益，詳如說明二至說明四，請查照。
說明：
一、據報載近期本府部分機關辦理小額採購，有因未詳加約定個案採購之執行要求或未落實履約管理，致履約成果未達預期目的及效益之情事。
二、旨揭事宜，按行政院公共工程委員會（下稱工程會）函頒「機關辦理公告金額十分之一以下採購常見誤解或錯誤態樣」類別二、序號（五）：「誤以為所有公告金額十分之一以下之採購皆無需簽訂契約」，並於相關規定或正確措施欄載明：「有需要者仍可簽訂書面契約」。爰此，為符合採購需求及預期效益，小額採購涉及需約定雙方權利義務、履約過程應辦之事項或應達成之效益者，宜簽訂書面契約，並依個案特性及實際需要於契約內妥擬服務水準要求，並監督廠商履約過程確實依約辦理。
三、有關小額採購之驗收，工程會103年09月15日工程企字第10300322510號函說明五：「…小額採購之驗收，雖得免辦理現場查驗，而由承辦採購單位備具書面憑證採書面驗收，惟仍應注意避免發生流弊。另依採購法第72條規定，驗收結果與契約、圖說、貨樣規定不符者，應通知廠商限期改善、拆除、重作、退貨或換貨。」併請留意。
四、另「新北市政府內部控制制度共通性作業範例-採購業務」已就採購各階段（包含招標、開標、審標、決標、履約管理、驗收及採購規劃作業等事項）訂有作業流程說明、控制重點及自行評估表。其中，針對小額採購訂有「機關內部請購、廠商履約、驗收、經費核銷之過程未落實控管」之錯誤態樣（「機關辦理公告金額十分之一以下採購常見誤解或錯誤態樣」類別二、序號（十二）參照），以及「確認主(會)計單位依本法及內部審核處理準則規定辦理審核」之控制重點，併請參照落實機關內部控制作業。

正本：新北市政府所屬各機關學校及新北市烏來區公所(除 新北市政府採購處 外)、新北大眾捷運股份有限公司、新北市果菜運銷股份有限公司
副本：新北市住宅及都市更新中心